Contratar tecnología en una pyme sin área TI: cómo decidir, verificar y proteger a tu empresa
- Por Amparo Silva | Amsoft
Introducción
Contratar tecnología en una pyme rara vez ocurre con un comité, una matriz de evaluación y un área de sistemas que revise el contrato. Lo habitual es que decida el gerente o el dueño, entre otras tareas, con una necesidad concreta y poco tiempo. Esa persona debe elegir un proveedor, entender una propuesta técnica y aprobar un pago sin haber tenido que hacerlo antes.
Este artículo trata de ese momento. Contratar tecnología en una pyme exige menos burocracia que en una gran empresa, pero requiere algunas decisiones que conviene tomar antes de firmar. Se refieren a quién decide dentro de la empresa, cómo se verifica al proveedor sin un proceso pesado y qué activos deben quedar a nombre de la empresa.
Según el Ministerio de Economía, en Chile existen más de 1,2 millones de micro, pequeñas y medianas empresas, que representan el 98,5% del total y concentran el 48% del empleo. La forma en que estas empresas contratan tecnología tiene entonces un efecto directo en la economía del país y en su propia continuidad.
A continuación se revisan cinco decisiones que ordenan el proceso de contratar tecnología en una pyme: qué cambia cuando no hay área TI, cómo preparar la contratación, cómo verificar al proveedor, qué debe quedar en poder de la empresa y cómo estructurar los pagos y la salida.
1. Qué cambia al contratar tecnología en una pyme sin área TI
1.1 La empresa compra sin un traductor técnico
En una empresa grande, el área de tecnología traduce la necesidad del negocio a requisitos técnicos y revisa lo que el proveedor propone. En una pyme, esa traducción no existe. El proveedor conoce la tecnología y la empresa conoce su negocio, pero nadie conecta ambos mundos con criterio técnico.
Esa distancia genera dos riesgos. El primero es aceptar una propuesta que no se entiende del todo, por confianza o por falta de tiempo. El segundo es descartar una buena propuesta porque su lenguaje técnico resulta intimidante. Ambos se reducen si la empresa prepara mejor la conversación y hace preguntas simples.
Otras dificultades son frecuentes en las pymes. La urgencia lleva a contratar al primer proveedor que responde. La recomendación de un conocido reemplaza a la comparación de propuestas. El precio más bajo se toma como criterio único. Ninguna de esas decisiones es errónea en sí misma, pero conviene tomarlas con conciencia de lo que se deja sin revisar.
Una pyme no necesita saber programar para contratar bien. Necesita saber qué problema quiere resolver, qué resultado espera, cuánto puede invertir y qué no está dispuesta a perder. El proveedor debe poder explicar su propuesta en esos términos. Si no lo consigue, esa dificultad es una señal que conviene tomar en cuenta.
1.2 Qué significa ser pyme y por qué importa al contratar
La Ley 20.416 clasifica a las empresas de menor tamaño según sus ingresos anuales por ventas y servicios del año calendario anterior. Según el Servicio de Impuestos Internos, las microempresas facturan hasta 2.400 UF. Las pequeñas empresas están entre 2.400 y 25.000 UF, y las medianas entre 25.000 y 100.000 UF. Sobre 100.000 UF se considera gran empresa.
Esos umbrales importan porque la capacidad de contratar tecnología cambia mucho entre una microempresa y una mediana. Una microempresa suele decidir una sola vez y con un presupuesto acotado. Una empresa mediana puede tener un encargado de sistemas a tiempo parcial y varios proveedores de tecnología a la vez.
Para el presupuesto, Amsoft ofreció un marco de priorización en su artículo sobre presupuesto TI para pymes, con criterios para decidir qué comprar primero. Este artículo parte de ahí. Supone que la empresa ya decidió invertir y necesita contratar bien.
2. Antes de pedir cotizaciones: quién decide y qué se necesita
2.1 Un responsable interno y un problema definido
La primera decisión es designar a una persona de la empresa que responderá por la contratación. No necesita ser experta en tecnología. Necesita tener autoridad para decidir, tiempo para conversar con el proveedor y conocimiento del proceso que se quiere mejorar. Cuando la responsabilidad queda repartida entre varias personas, las decisiones se demoran y el proveedor recibe instrucciones contradictorias.
La segunda decisión es definir el problema en términos de negocio. Conviene evitar formulaciones como “necesitamos un sistema” o “queremos usar inteligencia artificial”. Una formulación útil describe la situación actual y el cambio buscado, por ejemplo: “hoy cotizamos a mano y tardamos dos días, queremos responder en el mismo día”. Con esa frase, cualquier proveedor puede proponer una solución y la empresa puede evaluar si funcionó.
El responsable interno también decide quién usará la solución día a día. Esas personas deberían participar desde el inicio, porque conocen los detalles del proceso que no aparecen en ninguna descripción general. Una solución que ignora ese conocimiento suele terminar sin uso.
2.2 Un brief breve para contratar tecnología con criterio
Antes de pedir cotizaciones, conviene escribir un documento de una o dos páginas. Debe incluir el problema, el resultado esperado, las personas que usarán la solución, los sistemas con los que debería conectarse y el presupuesto aproximado. También debe indicar la fecha en que se necesita y quién decide.
Ese brief cumple tres funciones. Obliga a la empresa a pensar antes de conversar con proveedores. Permite comparar propuestas sobre una misma base. Y reduce el riesgo de que el proveedor defina el problema a la medida de lo que sabe vender.
Compartir el presupuesto aproximado suele generar dudas en las empresas. Sin embargo, un rango de inversión permite al proveedor proponer una solución realista y no una versión inflada o una versión insuficiente. Un proveedor serio ajusta su propuesta al rango indicado y explica qué queda dentro y qué queda fuera.
Cuando el problema admite una solución ya construida, el brief también ayuda a decidir entre un producto y un desarrollo a medida. Amsoft revisó esa disyuntiva en su artículo sobre inteligencia artificial para pymes chilenas sin equipo técnico, donde explicó cómo evaluar soluciones listas para usar.
3. Cómo verificar a un proveedor al contratar tecnología sin un proceso pesado
3.1 Una verificación proporcional al riesgo
Una pyme que quiere contratar tecnología no puede aplicar la auditoría completa que hace una gran empresa. Tampoco necesita hacerlo para la mayoría de las contrataciones. Lo que sí puede hacer es una verificación ligera, con pocas acciones y evidencia concreta. Amsoft describió la versión completa en su artículo sobre due diligence tecnológico de proveedores de outsourcing. Aquí se resume lo esencial.
La primera acción es hablar con dos clientes del proveedor que hayan contratado un servicio similar. Las preguntas útiles son simples: si el proveedor cumplió los plazos, cómo manejó los problemas y si volverían a contratarlo. Un proveedor confiable entrega esos contactos sin resistencia.
La segunda acción es pedir un ejemplo de trabajo comparable, con resultados que se puedan explicar. No se trata de exigir confidencialidad rota, sino de entender qué hizo el proveedor en un caso parecido y qué aprendió.
La tercera acción es conocer a las personas que harán el trabajo. En muchas propuestas, quien vende no es quien ejecuta. Conviene conversar con quien estará a cargo del proyecto, revisar su experiencia y preguntar cómo se comunicarán durante el servicio.
Una cuarta acción es acordar una etapa inicial acotada. Un piloto de pocas semanas, con un alcance pequeño y criterios de éxito definidos, muestra cómo trabaja el proveedor en la práctica. También limita la inversión inicial de la empresa. Si el piloto funciona, el proyecto continúa con más información. Si no funciona, la pérdida es menor y la decisión queda bien fundamentada.
3.2 Preguntas que revelan cómo trabaja el proveedor
Algunas preguntas dicen más que una presentación comercial. Una es qué ocurre si la persona a cargo deja el proveedor a mitad del proyecto. La respuesta muestra si existe documentación, respaldo y un plan de traspaso.
Otra pregunta se refiere a la subcontratación. La empresa debe saber si el trabajo lo hará el proveedor o si parte pasará a terceros. Si intervienen terceros, conviene saber quiénes son y quién responde por ellos.
También conviene preguntar qué debe hacer la empresa para que el proyecto tenga éxito. Un proveedor experimentado sabe que dependerá de que la empresa entregue información, valide avances y designe a un interlocutor. Si el proveedor no menciona ninguna responsabilidad del cliente, es probable que no haya trabajado en proyectos similares o que no las esté informando.
Por último, conviene preguntar por lo que no está incluido en la propuesta. Los costos posteriores, como el soporte, las licencias, el alojamiento y las modificaciones, suelen aparecer después de la firma. Pedirlos por escrito desde el inicio permite comparar el costo real de cada opción.
El costo total de una solución incluye lo que se paga durante el primer año y lo que se paga después. Una propuesta con un precio inicial bajo puede resultar más cara si exige licencias mensuales, horas de soporte por evento y cargos por cada cambio. Una tabla simple con el costo de los primeros tres años, para cada propuesta, permite comparar con equidad.
4. Qué debe quedar a nombre de la pyme al contratar tecnología
4.1 Dominios, cuentas y licencias
Una decisión que las pymes suelen postergar es a nombre de quién quedan los activos digitales del proyecto. El dominio del sitio web, las cuentas en servicios de nube, las licencias de software y las cuentas de correo deberían estar registrados a nombre de la empresa, con un administrador interno.
Cuando el proveedor registra esos activos a su nombre por comodidad, la empresa depende de él para acceder a su propia información. Si la relación termina mal, recuperar un dominio o una cuenta puede tardar semanas. Por eso conviene pedir desde el inicio que cada cuenta se cree con los datos de la empresa y que el proveedor participe como usuario autorizado.
Cuando el proveedor registra esos activos a su nombre por comodidad, la empresa depende de él para acceder a su propia información. Si la relación termina mal, recuperar un dominio o una cuenta puede tardar semanas. Por eso conviene pedir desde el inicio que cada cuenta se cree con los datos de la empresa y que el proveedor participe como usuario autorizado.
La regla práctica es simple. Todo lo que la empresa paga, y todo lo que necesita para operar, debe estar a su nombre. El proveedor puede tener permisos para trabajar, pero la titularidad corresponde a la empresa. Una lista de estos activos, con su responsable interno, es un documento útil que la empresa puede mantener actualizado.
Esa lista incluye el nombre de cada servicio, quién lo administra, cuándo vence y cuánto cuesta. Muchas pymes descubren su utilidad cuando un dominio vence sin aviso o cuando la persona que creó una cuenta ya no trabaja en la empresa. Revisarla una vez al año toma poco tiempo y evita interrupciones.
4.2 Código, datos y documentación
El segundo grupo de activos es el que el proveedor produce. Si se desarrolla un sistema a la medida, la empresa debería recibir acceso al código fuente y a un repositorio que ella controle. Amsoft analizó este tema en su artículo sobre propiedad intelectual en outsourcing, donde explicó por qué el contrato debe indicar quién es dueño del código.
Los datos son el tercer elemento. La empresa debe poder exportar su información en un formato legible en cualquier momento, sin depender de que el proveedor lo autorice. Conviene incluir esa exigencia en el contrato y verificarla con una prueba durante el proyecto.
La documentación completa el conjunto. Un manual de uso, un registro de las decisiones técnicas y una descripción de cómo funciona la solución permiten que otro proveedor continúe el trabajo si fuera necesario. La documentación se entrega por etapas y no al final, porque un proveedor que documenta al terminar suele hacerlo de forma apresurada.
5. Pagos por hitos, salida y adopción en la contratación de tecnología
5.1 Pagar por resultados y no por tiempo transcurrido
La forma de pago influye en el resultado. Un pago completo por adelantado deja a la empresa sin capacidad de reacción. Un pago solo al final puede generar tensión y desincentivar al proveedor. Una estructura intermedia, con pagos por hitos, reparte el riesgo entre ambas partes.
Cada hito debería asociarse a un entregable verificable y a un criterio de aceptación escrito. Por ejemplo, “la cotización se genera automáticamente y el equipo comercial la usa durante una semana” es un criterio claro. “El módulo está terminado” no lo es. Los criterios los define la empresa con el proveedor antes de comenzar, y el pago se libera cuando se cumplen.
También conviene definir qué ocurre con los cambios. Los proyectos de tecnología cambian a medida que la empresa entiende mejor lo que necesita. Un contrato que establece cómo se piden, se valoran y se aprueban esos cambios evita discusiones. Cada cambio se registra por escrito, con su costo y su plazo, antes de ejecutarse.
La comunicación durante el proyecto también se acuerda al inicio. Conviene definir una reunión periódica de avance, un canal para consultas y un responsable en cada lado. Los proyectos que se comunican poco suelen presentar sorpresas al final, cuando corregirlas es más caro.
Para servicios continuos, como el soporte o el mantenimiento, conviene definir el nivel de servicio en términos de negocio. Amsoft describió cómo hacerlo en su artículo sobre SLAs efectivos y métricas de negocio.
5.2 Un plan de salida y un plan de adopción
Cada contrato de tecnología debería incluir cómo termina. El plan de salida define qué recibe la empresa si decide cambiar de proveedor: accesos, código, datos y documentación, dentro de un plazo acordado. Definirlo con el proveedor al inicio es más simple que negociarlo cuando la relación se deteriora.
El plan de adopción es igual de importante y suele olvidarse. Una solución que nadie usa no genera valor, aunque esté bien construida. Según el estudio de Entel Digital, el 31% de las pymes tenía planes permanentes de capacitación digital en 2023, cifra que subió al 39% en 2024. La mayoría de las pymes no los tiene. En su estudio sobre adopción de inteligencia artificial, la misma empresa reporta que el 40% de las empresas considera la capacitación como el principal obstáculo para adoptar esa tecnología.
Esos datos indican que la adopción es el punto donde muchos proyectos se detienen. Por eso conviene incluir en la contratación la capacitación de los usuarios, un período de acompañamiento después de la puesta en marcha y una forma de medir si la solución se usa. Amsoft trabaja con este enfoque en transformación digital, porque el cambio en la forma de trabajar es lo que hace que la tecnología produzca resultados.
Conclusión
Contratar tecnología en una pyme sin área TI es una decisión que se puede tomar con rigor y sin burocracia. Requiere un responsable interno, un problema definido en términos de negocio y un brief que ordene la conversación con los proveedores.
La verificación al contratar tecnología puede ser ligera y aun así útil. Hablar con clientes anteriores, conocer a las personas que ejecutarán el trabajo y hacer preguntas sobre subcontratación, salida y costos posteriores entrega información que una presentación comercial no contiene.
Lo que más protege a una pyme es la titularidad de sus activos. Dominios, cuentas, código, datos y documentación deben quedar a nombre de la empresa. Con pagos por hitos, un plan de salida y un plan de adopción, la contratación de tecnología pasa de ser un riesgo a ser una decisión gestionada. Contratar tecnología en una pyme es, en última instancia, una decisión de negocio.
¿Cómo puede Amsoft ayudarte en este camino?
En Amsoft trabajamos con empresas que no cuentan con un área de tecnología propia. Nuestros servicios de desarrollo a medida y de transformación digital incluyen el acompañamiento en la definición del problema, la propuesta de una solución y la adopción por parte de los equipos.
Podemos ayudarte a preparar el brief, a evaluar propuestas de proveedores, incluida la nuestra, y a definir qué debe quedar a nombre de tu empresa. Contáctanos si estás por contratar tecnología.
Este artículo fue elaborado por Amparo Silva, miembro del equipo de Amsoft, comprometida con la innovación y la excelencia en el ámbito tecnológico.
Referencias
- Servicio de Impuestos Internos. ¿Cómo se clasifican las empresas según sus ingresos por ventas? (Ley 20.416). https://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/factura_electronica/001_003_6503.htm
- Ministerio de Economía, Fomento y Turismo. (2026, marzo). MiPymes y Emprendimiento. https://www.economia.gob.cl/wp-content/uploads/2026/02/10-03-26-mipymes-y-emprendimiento.pdf
- Entel Digital. IA en Chile: crece su uso en empresas, pero falta capacitación digital laboral. https://www.enteldigital.cl/blog/estudio-sobre-adopcion-de-ia-en-chile